Le plan de communication se définit comme étant un programme qui est chargé d'indiquer la marche à suivre en ce qui concerne la production et la diffusion des messages nécessaires à la conduite d’une action.
Cela demande une organisation préalablement définie :

• prévision, dans le budget, des frais de communication à engager
• dégagement des lignes en se reportant au plan d'action
• mise à disposition du carnet d'adresses des destinataires et inventorier les ressources disponibles

Le plan de communication s'appuie sur trois opérations :

• inventaire et classement des destinataires en ayant bien pris soin de distinguer la communication externe de la communication interne
• conception des messages suivant les cas de communication et mise en forme ajustée en fonction du média choisi
• planification des étapes, fixation d'un échéancier propre à chaque intervention et définition puis répartition des missions entre les personnes concernées par l'action

Le plan de communication est agencé pendant son déroulement :

• la surveillance, par une personne, de tous les messages relatifs à l'action, ceux qui ont été envoyés et reçus, ainsi que des résultats quant aux démarches de l'entreprise et l'établissement de contacts
• le contrôle, par l'équipe, de la disponibilité en temps voulu des messages émis, de leurs diffusions au moment opportun aux destinataires choisis
• la prise en considération, par le responsable, de toutes les réactions puis réponses aux messages qui ont été envoyés, et adaptation éventuelle du plan de communication